El resguardo de datos, acto de transparencia

Los expedientes con un valor administrativo histórico o fiscal no pueden ser eliminados

A pesar de que no se cuenta con una norma de archivos, en la Ley Federal de Acceso a la Información se establecen lineamientos base que deberán cumplir todas las instituciones de la administración pública federal para resguardar sus archivos.
En 2004 se publicó en el Diario Oficial la normativa, es decir, dos años después de que se creó la Ley Federal de Acceso a la Información y uno después de la creación del instituto en esa materia.
Se planteó entonces la necesidad de establecer criterios para que, como parte del ejercicio de acceso a la información, “los documentos estén organizados y conservados de tal manera que permitan su localización expedita, disponibilidad e integridad”.
Además, “los servidores están obligados a garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, así como permitir la adecuada conformación de la memoria institucional de las dependencias y entidades de la administración pública federal”.
Se establecen las características principales por las cuales no se podrá eliminar la información, entre ellas, cuando no prescriba en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.
Respecto a la documentación histórica, se detalla que es aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, “por lo que debe conservarse permanentemente”.
Existe un apartado para la conservación de la documentación histórica, donde se detalla que cada dependencia deberá tener un archivo.
“El responsable de éste deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística. Será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien definirá su nivel jerárquico”. Entre sus funciones, está valorar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico.
- Claves
¿Qué dice la norma?• En el artículo 6 constitucional, que se reformó en 2007, se detalla que “los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados”.
• En 2008, el IFAI reveló que los inconvenientes para realizar esa labor son falta de personal especializado; deficiencia de infraestructura y falta de recursos presupuestales,entre otros.
• Sólo nueve estados cuentan con una ley de archivos de carácter local, donde delinean las obligaciones de las dependencias para la conservación de la información.
Paloma Alcántara. México, D.F. (Milenio)